询证函催款

法律咨询意见：通过审计询证函索要广告服务款项可行性分析

背景情况

某广告服务已经实际开展，但尾款部分尚未收回。我方（债权人）未就该笔尾款在账面上确认收入，也缺乏书面的合同、发票或具体服务数据记录。然而，合作伙伴（债务人）在其年度审计过程中，通过审计询证函确认了应付我方的一笔广告服务款及其金额。现需分析在此情况下，我方能否依据该审计询证函主张付款，以及缺少常规凭证时通过询证函追款的法律可行性，并参考相关法律规定和案例提出建议。

问题一：审计询证函的法律效力及能否作为付款依据

审计询证函的性质：审计询证函一般是会计师事务所为核实往来账目而向交易对手方发送的确认函件，其内容通常载明双方在特定日期的应收应付款余额，并由被询证方盖章或签字确认。本质上，它是一种书证，体现了债务人在特定时点对债权金额的认可。询证函并非严格意义上的合同或付款承诺文件，但其记载的债权债务金额及对方的签章确认，可被视为对债务的书面确认。

法律证据效力：在中国大陆司法实践中，询证函可以作为认定债权债务关系的证据之一，但通常需与其他证据相互印证。常州市中级人民法院指出：“对于债权人企业以询证函、催款函主张债权时，应一并提交其他证据证明双方的权利义务关系，如合同、送货单、发票、付款记录等，以便法官全面掌握案情综合判断”。也就是说，询证函本身并不当然构成最终的结算依据，法院更倾向于将其作为债务存在的佐证线索，结合交易合同及履行情况综合认定债权。

债务确认效力：尽管询证函不是合同，其经过对方盖章确认后具备一定的债务确认效力。最高人民法院民二庭曾在答复中明确：即使询证函上标注了“仅作审计报表之用，其他方面用途无效”等字样，但只要债权人和债务人双方在函证上确认了尚欠款额并加盖公章，即表明该询证函一方面反映了债权人要求清偿债务的意思表示，另一方面体现了债务人对所欠债务的确认。在该询证函于诉讼时效期内发出的情况下，可认定诉讼时效中断。可见，从最高法的观点来看，审计询证函上债务人的签章确认相当于其自认存在该债务，具有法律上的效力——至少可以用来中断诉讼时效，防止债权请求权因时间经过而灭失。

限制与注意：需要注意的是，询证函的内容及背景可能影响其证明力。例如，有些询证函注明“本函仅为复核账目之用，并非催款结算”，旨在限定其用途。如果债务人日后对债务提出异议，询证函中的确认金额未必就是最终应付金额。如某案中，债权人仅依据对方企业询证函确认的欠款金额起诉，债务人则提供了双方其后签订的结算协议，显示因退货等原因实际应付金额与询证函所载不符，法院据此未将询证函作为最终结算依据。因此，询证函可以成为索款的依据之一或重要线索，但其证明效力需结合其他材料审查，不能机械地将其等同于付款凭据或最终对账单。

综上，合作伙伴审计询证函中对欠款的确认，在法律上属于对债务的书面认可，可作为我方向对方主张付款的重要依据和证据。但为了确保胜诉，我方仍应尽可能收集其他佐证材料，与询证函一同使用，以提高证明力。

问题二：缺少合同、发票等凭证时通过询证函追讨尾款的可行性

口头合同及事实合同的效力：我国法律并不强制绝大多数合同必须书面形式。根据《中华人民共和国民法典》第四百六十九条，当事人订立合同，可以采用书面形式、口头形式或者其他形式。广告服务合同并非法律规定的必须书面订立的合同类型，因而即使没有签署书面合同，只要能证明双方就广告服务达成了合意并已实际履行，我方与合作伙伴之间的口头合同或事实合同仍具法律效力。我方提供了广告投放服务，合作伙伴接受服务且在询证函中确认应付款项，这一系列行为本身即可视为合同已经成立并部分履行的证据。

无发票情况下的追款：实践中，债务人常以对方未提供发票为由拒绝付款。然而，从合同法角度来看，发票并非付款的前置条件。最高人民法院民一庭意见以及各地法院判例一贯认为，开具发票义务属于税务行政管理范畴，不构成合同履行的对价义务。一方未开具发票，另一方也不得据此拒绝履行其付款义务。上海法院法官明确指出，“未开发票不能成为不支付欠款的抗辩理由”。因此，即便我方尚未向合作伙伴开具发票，法律上对方亦无权借此拒付广告款。我方目前可以补开相应发票以完善财务，但无发票并不妨碍通过法律途径追讨欠款。

证据组合策略：在缺乏书面合同、正式发票和详细服务记录的情况下，询证函的存在极为关键。我方应当将询证函作为核心证据，辅之以能获取的其他材料来证明广告服务合同关系和欠款事实，例如：

• 双方就广告投放曾经往来的邮件、微信等通信记录；
• 广告内容投放的证明（比如上线截图、媒体证明等）；
• 如果对方曾部分付款或我方财务有内部记录，亦可作为证据。

询证函本身载明了欠款金额和债务人确认，可以初步证明双方存在广告服务合同关系及对应的债权债务。接下来，可依据该证据组合向对方主张给付尾款。如对方拒不支付，我方可以以服务合同纠纷为由提起民事诉讼，主张对方支付广告服务费尾款。在起诉状和庭审中，强调询证函所载金额即为双方核对确认的应付款，结合其他佐证以说服法官认定合同关系及欠款事实成立。

法律途径选择：如果因缺少书面合同导致对方在诉讼中否认合同关系，我方仍有替代的法律依据可以选择，例如不当得利之诉。《民法典》规定一方获得不当利益、他方受损的，应当返还不当利益。合作伙伴接受了我方的广告服务却未支付全部对价，获得了相应利益，符合不当得利的构成要件。我方可以不当得利为由要求对方返还这笔收益。但需要注意，相比合同之诉，不当得利之诉中我方仍需证明对方确实从我方获得了利益（如广告宣传效果）且未支付相应对价。鉴于合作伙伴已在询证函中承认欠款，这实际等于其承认我方有为其提供服务、其欠付对价，无论按照合同纠纷还是不当得利，请求权基础都是充分的。

总的来说，即使缺乏发票、书面合同等直接凭证，我方仍可以通过询证函确认的事实来追讨尾款。法律并未禁止在证据不足时通过其他间接证据证明案件事实；询证函加上其他辅助证据，足以构成完整的证据链来支持我方的诉求。

问题三：类似判例与行业惯例参考

行业惯例：每年年底发送并回复往来款项询证函是许多企业（尤其是国有企业）满足审计要求的常见做法。询证函在商业实务中被视为对账确认的工具：债权人往往希望通过询证函获取债务人的书面确认，以便在日后出现纠纷时作为凭证；债务人出于审计需要也会配合确认款项余额。有鉴于询证函可能具备法律效力，不少企业在函件中加入免责声明（如前述“仅为复核账目之用，并非催款结算”）以防止该函被直接用作催款证据或重新起算诉讼时效。这种做法在一定程度上反映了业界对询证函法律后果的认识。但正如最高人民法院的意见所示，只要函证发送和确认发生在诉讼时效期内，询证函仍可能被认定为催要欠款的行为或债务确认，从而产生中断时效等法律后果。

支持债权的案例：中国司法实践中有多起案例认可询证函的证据价值：例如，最高人民法院在审理哈尔滨商业银行与某公司借款纠纷时，对涉及的询证函作出解释。该案中，借款银行在诉讼时效期内向借款人发出了余额询证函，借贷双方在函上确认了尚欠贷款本息。最高法认定：该询证函虽注明“仅作审计报表之用”，但因反映了债权人催收债务的意思表示，且债务人亦予以确认，符合民法典关于“权利人向义务人提出履行请求、义务人同意履行义务”的情形，依法导致诉讼时效中断。这一答复确立了询证函可用作证明债务事实及中断时效的审判思路，具有指导意义。

限制询证函效力的案例：也有案件对询证函作为结算依据持谨慎态度。例如，某债务纠纷中双方曾互寄《企业询证函》确认欠款金额，但询证函中特别载明“仅供核对账目，不作为结算依据”，且债务人并未在函后实际履行付款义务。当债权人据此起诉时，法院认为该询证函缺乏明确的给付请求性质，不足以单独证明双方就欠款达成最终结算，一定程度上否认了询证函作为直接付款依据的效力。再比如，在前述常州中院提到的案例中，询证函确认数额与后续结算协议不一致，法院选择依据实际结算协议而非询证函认定欠款。这些案例提醒我们：询证函更多地被法院当作认定债权债务的辅助证据，其内容如果与其他证据或合同约定不符，法院将以实际合同关系为准。

综合来看，行业惯例上询证函被广泛用于对账，其法律效力需结合具体情形判断。在大多数正常履约情形下，询证函上盖章确认的金额往往与真实欠款一致，一旦发生纠纷，这份函件就成为债权人有力的证据。许多企业正是考虑到这一点，才定期对账、获取书面确认以防范风险。当然，如果存在恶意逃避或函证与事实不符的情况，法院也会根据其他事实矫正，对询证函的证明力作适当取舍。

结论与建议

**结论：**合作伙伴在审计询证函中确认的广告服务尾款，法律上可以被视为对债务的承认和对我方债权的确认。这一函证可作为我方向对方主张付款的有力依据。尽管缺少发票、书面合同等直接凭证，我方仍可依托询证函所提供的债务确认事实，通过合法途径追讨欠款。询证函配合其他佐证资料，足以构成完整证据链来证明合同关系及欠款事实。在没有发票的情况下，对方亦不得以此为由拒绝付款。

**建议：**鉴于上述分析，我方可采取以下措施保障权益：

1. 保全证据：妥善保存该审计询证函原件或盖章复印件。这是关键证据。尽可能补充收集与广告服务有关的其它证明（如业务往来邮件、广告投放证明、付款记录等），形成证据组合，以防对方否认欠款或合同关系。必要情况下，可要求知情员工出具证人证言，证明服务确已提供。
2. 友好协商：基于询证函中对方已确认欠款的事实，先行向对方发送正式的催款函或律师函。函中引用询证函所确认的金额和日期，郑重要求对方在合理期限内支付尾款，并告知对方如不履行将采取法律措施。催款函虽非必须，但可以再次明确债权主张，并可能进一步中断诉讼时效。
3. 补开发票：若对方以发票为由拖延，我方应主动联系税务机关补开相应发票或协商由对方向税务机关代开发票，以消除对方顾虑。虽然法律上未开发票不影响付款义务，但提供发票有助于促成对方自愿履行。
4. 诉讼准备：如果协商无果，应及时提起诉讼。起诉时，在诉状中明确以服务合同纠纷或不当得利为案由，详细陈述广告服务事实、约定款项及未付尾款情况，并将审计询证函作为主要证据附上。根据《民事诉讼法》及证据规定，请求法院依法向对方调取其内部账册中关于我方款项的记录（如对方财务报表将该款列为应付款），进一步佐证欠款存在。
5. 时效监控：注意诉讼时效问题。一般合同纠纷的诉讼时效为三年。我方应当从对方应付款到期之日（或最后一次对方承认欠款之日）起算三年内提起诉讼。询证函的签章日期若在近三年内，可视为对方最后一次确认债务的时间，从而重新起算时效。务必确保在时效内主张权利，以免因超过时效而丧失胜诉权。

通过以上措施，我方有很大机会依法追回广告服务尾款。总之，审计询证函提供了难得的债务确认证据，应充分利用其法律效力。同时结合其他证据和积极的催收、诉讼策略，最大限度维护我方的合法债权。